Se você depende do rendimento de alguns meses para sustentar o seu negócio o ano inteiro, fazer a previsão das suas receitas não é um capricho, mas uma obrigação.
O termo “previsão de receitas e despesas” soa como um jargão daquela disciplina sobre contabilidade e finanças que você não fez (ou fez e não gostou) na faculdade, mas não se preocupe, não é um bicho de sete cabeças. Afinal, “previsão” nada mais é que um sinônimo extravagante para “planejamento”.
E mesmo que a sua empresa tenha uma equipe de contadores, você ainda será o especialista no seu produto e setor, porque estes são os focos da sua atenção a maior parte do tempo. O seu conhecimento da área é a ferramenta mais eficiente para fazer previsões, portanto, saiba que você está preparadíssimo para botar a mão na massa.
Além disso, fazer uma previsão básica vai ajudá-lo a tomar decisões estratégicas, como se você deve ou não atualizar os seus equipamentos ou saber quando emitir os pedidos para venda por atacado. É preferível que você fique responsável por esse tipo de atividade, logo, ter uma previsão em mãos é o melhor jeito de dar conta desse recado.
PLANILHA GRÁTIS: montamos uma planilha para ajudá-lo com as suas previsões. O link para acessá-la está disponível ao longo deste artigo.
O segredo dos negócios sazonais: planejar com antecedência
Quem é dono de um negócio sazonal sabe que há uma oscilação entre meses de vacas gordas e outros de vacas magras.
Essa variação acontece porque as receitas e as despesas se comportam de formas diferentes: alguns poucos meses servem para bancar o negócio para o restante do ano, enquanto os meses mais “fracos” são dedicados a reinvestir na própria empresa.
Portanto, esse desalinho justifica a importância de prever as suas receitas e despesas.
Cubra todas as suas despesas
Sabemos que todo negócio é difícil de administrar, porém, há de se convir que é mais fácil lidar com as finanças de uma empresa se você faz R$ 15 mil todo mês e tem apenas R$ 4.500 de despesas mensais.
No entanto, se você ganha R$ 150 mil em dois meses e as suas despesas mensais são variáveis, a previsão é imprescindível para o seu negócio. Ela é mais um lembrete para que você não esbanje em meses de receita farta e vai ajudá-lo a cobrir eventuais déficits durante a baixa temporada.
A previsão é mais um lembrete para que você não esbanje em meses de receita farta e vai ajudá-lo a cobrir eventuais déficits durante a baixa temporada.
Invista no seu negócio
Se você realmente precisa de um notebook novo ou de atualizar algum equipamento, a previsão dirá quando você poderá fazer compras grandes e se você terá dinheiro para isso.
Caso você não tenha dinheiro para esses tipos de investimento, a previsão ajuda você a decidir se vale a pena pegar um financiamento para fazer essa compra.
Esteja pronto para a sua alta temporada
Ter o estoque pronto com antecedência à alta temporada é fundamental, tanto que recomendamos aos nossos lojistas que providenciem um estoque robusto de materiais para o envio de produtos antes de períodos de pico de vendas, como o Natal. E é ainda mais importante estar preparado para a alta temporada quando ela é a sua única chance de gerar receita para o ano inteiro, exigindo que você invista em inventário, suprimentos e outros elementos com muita antecedência.
É ainda mais importante estar preparado para a alta temporada quando ela é a sua única chance de gerar receita para o ano inteiro.
Para isso, a previsão vai ajudá-lo a mapear e administrar as despesas de estoque antes do período de vendas começar.
Tome decisões estratégicas
Talvez este seja o ano em que você decidirá contratar funcionários temporários ou buscar financiamento extra para o seu negócio. É muito mais fácil tomar decisões como essas quando você tem um panorama do seu ano fiscal e sabe quais são os gastos com os quais você já se comprometeu e as suas estimativas de venda.
Essas decisões também não devem ser completamente terceirizadas, o que justifica mais uma vez a importância de elaborar uma previsão de receitas e despesas.
Introdução à previsão financeira
Dois elementos básicos compõem uma previsão certeira: uma previsão de vendas e uma previsão de despesas. Assim que esses dois elementos forem definidos, você terá um panorama com as funções que o dinheiro da sua empresa assumirá no próximo ano e, com base nele, você poderá tomar decisões importantes para o seu negócio.
Previsão de vendas
Há poucas coisas na vida que metem tanto medo quanto ouvir essas três fatídicas palavras: “previsão de vendas”.
Antes de enlouquecer imaginando tabelas extremamente complexas e modelos matemáticos, fique calmo: na maioria das vezes, a previsão nada mais é que um palpite feito com base nas informações que você tem. Na previsão de vendas, basta prever valores plausíveis, sem se preocupar em acertar em cheio o quanto você venderá em um ano.
Como fazer isso na prática? Existem algumas formas de estimar as suas vendas para o próximo ano fiscal. Comece dando uma olhada nos seguintes parâmetros:
- Estatísticas do setor: o seu setor apresenta uma taxa de crescimento regular ou os analistas previram uma taxa de crescimento específica para os próximos anos?
- Concorrentes: troque uma ideia com outros empresários. Qual época do ano em que eles costumam vender mais? Por alto, quanto eles vendem por ano?
- Anos fiscais anteriores: se você já tem alguns anos de experiência no setor, quanto as suas vendas crescem a cada ano? Qual foi essa taxa de crescimento no ano passado? E quanto você vendeu no ano passado?
- Contratos assinados: se você já assinou contratos de venda por atacado para o ano que vem, você já sabe o quanto irá vender, logo, esse valor tem que ser incluído na sua previsão.
Se você está começando o seu negócio agora ou pretende lançar produtos novos neste ano que ainda não têm um histórico de vendas, aproveite o que você já sabe sobre o seu negócio e a sua base de clientes para fazer um palpite. Afinal de contas, quem mais entende do seu negócio é você.
Agora, vamos aos números!
Quantos produtos a sua loja tem? Se for menos de cinco ou dez produtos próprios, faça uma previsão individual para cada um deles. Acima de dez produtos, é interessante agrupá-los em linhas de produto para ter uma previsão mais fácil de se trabalhar.
Preencha cada linha da planilha com o produto ou linha de produto da sua loja, logo embaixo da coluna “Vendas por unidade de produto”. É aqui que você vai discriminar quantas unidades de cada produto você prevê que serão vendidas no próximo ano e em quais meses essas vendas vão acontecer.
Em seguida, informe os preços pelos quais você planeja vender esses produtos em cada mês. Talvez você queira aumentar os preços no meio do ano ou, por oferecer tantas promoções em novembro, você já saiba que o preço médio de venda nessa época é menor. De todo modo, siga em frente e informe os preços por mês para cada linha de produto.
Agora desça a barra de rolagem até o final da planilha e voilá: eis a sua previsão de vendas!
Previsão de despesas
Agora que você já tem uma ideia de como vão ser as suas vendas em 2019, é hora de projetar as suas despesas.
Existem dois tipos de despesa que merecem a sua atenção nessa fase de previsões: as despesas fixas e as despesas variáveis.
Despesas fixas
Vamos começar pelas despesas fixas, porque elas são mais fáceis de determinar.
Uma despesa fixa é algo que você paga todos os meses, desde o aluguel do seu escritório, a assinatura de um software, até o seu pró-labore.
Acesse a conta bancária da sua empresa e dê uma olhada nas transações dos últimos meses. Tudo o que aparecer todos meses indicado como saída é uma despesa fixa.
Informe as suas despesas fixas na planilha, logo embaixo da coluna “Despesas fixas” e preencha os valores previstos para todos os meses do ano.
Despesas variáveis
Em um negócio sazonal, as despesas variáveis podem não ter tudo a ver com as vendas, mesmo em relação ao custo dos bens vendidos.
A maioria das previsões assumirá que o custo dos bens vendidos (o dinheiro gasto para criar seus produtos) é incorrido no mesmo mês que as suas vendas, mas esse nem sempre é o caso para as empresas sazonais. Na maioria das vezes, se você não abasteceu o estoque antes da sua alta temporada, você passará por dificuldades e provavelmente perderá algumas vendas.
É por isso que é fundamental se planejar com antecedência. Se a maioria das suas despesas antecedem as suas vendas, você precisa de um plano para cobrir essas despesas quando elas surgirem.
DICA DE LEITURA: A previsão é uma ferramenta ótima para estimar o comportamento da receita e das despesas de um negócio ao longo do ano. Se você quer se aprofundar no assunto, clique aqui para entender um pouco mais sobre fluxo de caixa.
Agora que você já estimou as vendas mensais para cada produto/linha de produto, a pergunta que não quer calar: quanto custa produzir cada produto da sua loja? Abra a aba “Custo dos produtos” da planilha e preencha-a com o custo unitário de cada produto.
Essa aba calculará o custo total dos produtos ao longo do ano, valor este que fica destacado ao final da planilha, à direita.
Pegue esses números, combine-os com o que você sabe sobre o processo de encomendas, e distribua esses custos nos meses que você pretende gastar dinheiro. Talvez o custo total para encomendar um produto fique subdividido em diferentes partes, ou seja possível encomendá-los em lotes menores — enfim, fica a seu critério, já que você é quem melhor conhece o seu negócio para mapear esses custos.
Assim que souber quando vai gastar o seu dinheiro, inclua esse gasto na coluna “Despesas variáveis”, que se encontra na aba “Previsão de despesas” da planilha.
Por fim, acrescente qualquer outra despesa variável planejada para o próximo ano. Você pretende participar de algum congresso do setor ou contratar funcionários temporários? Não se esqueça de estimar os custos para tudo o que não for uma despesa mensal, preenchendo essas informações em linhas separadas.
Dance conforme a música
As previsões não são absolutas e imutáveis. Uma das vantagens dessa planilha é que você pode alterar os valores conforme obtém mais informações sobre o seu negócio.
De início, você perceberá que algumas despesas variáveis não são incorridas ao mesmo tempo, logo, talvez seja interessante mexer na ordem em que elas foram distribuídas mês a mês.
Mais tarde, à medida que as vendas e os pedidos começarem a chegar, você provavelmente precisará ajustar a sua previsão de vendas e incluir custos correspondentes para atender a esses pedidos.
Por outro lado, talvez você precise recorrer a um financiamento e, com a previsão, você já saberá como usar esse dinheiro.
Todas essas opções de ajuste são válidas, ou melhor, ótimas. Essa flexibilidade é a maior vantagem de ter uma previsão anual em mãos para o seu negócio sazonal. A possibilidade de ajustar o que foi planejado em vez de torcer para que tudo dê certo quando algo diferente acontecer vai ajudá-lo a se sentir no controle das suas finanças o ano inteiro.
Você já elaborou uma previsão para o seu negócio? Qual foi o elemento mais útil nesse planejamento? Compartilhe as suas ideias com a gente nos comentários!
Sobre a autora
Carolina Walliter é escritora, tradutora, intérprete de conferências e editora-chefe do blog da Shopify em português do Brasil.
Post original em inglês: Desirae Odjick
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