Guía de un freelancer para tomar vacaciones

El verano está a la vuelta de la esquina, al menos para quienes vivimos en el hemisferio norte, lo que significa que llegó el momento de fantasear con tomar unas merecidas vacaciones.

Pero, sin importar que tomes vacaciones cerca de tu hogar o tomes un vuelo a algún lugar nuevo este verano, un temor inminente persiste: ¿cómo voy a escapar del trabajo?

Esto puede ser un problema para muchos, pero es particularmente complejo para los profesionales autónomos y freelancers que dirigen sus propios negocios, y que tal vez no tengan a nadie que se haga cargo mientras descansan un poco. Por ejemplo, según un informe realizado por Upwork en 2018, 57 millones de estadounidenses trabajan como freelancers, y aunque los resultados son diversos, hasta un 60 por ciento de los encuestados admite trabajar mientras están de vacaciones, a pesar de que entienden la importancia de tomarse un tiempo de descanso para recargar las baterías; todos sabemos que no podemos realizar nuestro mejor trabajo cuando hemos estado trabajando sin parar durante demasiado tiempo. Todo el mundo necesita y merece unas vacaciones, incluso TÚ.

Por ello, en este artículo te presentaré tres tipos de vacaciones y cómo tomarlas: unas vacaciones laborables, una escapada moderadamente desconectada y unas vacaciones de pleno derecho.

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Preparación

Una de las razones principales por las cuales tomar un descanso te produce nervios son tus clientes. Has desarrollado tu negocio sobre la base de ser confiable y ofrecer respuestas, así que, ¿qué sucede si un cliente te solicita ayuda y no recibe respuesta, o a lo sumo, un mensaje informando que estás fuera de la oficina?

Recuerda esto: si un cliente te va a despedir por tomar unas vacaciones, realmente no deberías trabajar con él de todos modos, pero ciertamente es importante mantener a tus clientes informados, y eso implica planificarte con antelación.

Comunica tus planes de vacaciones

Es importante manejar las expectativas y avisar a tus clientes cuándo y por cuánto tiempo no estarás disponible. Si envías correos electrónicos o correo directo para mantenerte en contacto con tus clientes, escribe un par de líneas para notificarles sobre tus próximas vacaciones. Quizás algo como:

"¡Hola! Durante estos próximos días me desconectaré para pasar un tiempo de calidad con mi familia / explorar una nueva parte del mundo, y así volver listo y renovado para asumir cualquier nuevo reto con el que necesites ayuda. ¡Espero que puedas hacer lo mismo!"

¿Ves? Eso no suena como a alguien que evade sus responsabilidades, sino más bien a alguien que cuida de su salud mental para asegurarse de mantenerse sano y cuerdo.

La ventaja de tomarse un descanso durante el verano es que la mayoría de las personas también se toman un tiempo libre en esa época, así que hay menos posibilidades de que las personas necesiten de tus servicios, simplemente porque, con suerte, aprovechan para tomarse un descanso también.

Programa contenido con antelación

El hecho de que estés de vacaciones no significa que debas desaparecer de la faz de la tierra. No me extenderé mucho en este punto, porque en estos tiempos este tipo de consejos se asumen como un hecho, pero asegúrate de programar contenido para publicar mientras estés fuera de la oficina.

Utiliza herramientas como Buffer, Hootsuite o Sprinklr para precargar contenido social, si creas contenido, aprovecha las publicaciones programadas en el blog, y tal vez planifica el envío de uno o dos correos electrónicos.

Dicho esto, asegúrate de no intentar entablar una conversación con tu audiencia mientras estás lejos, no anuncies nada importante en caso de que la gente te envíe comentarios o informes sobre fallas, y no estés disponible para responder.

Programa tu notificación “fuera de la oficina”

Tener una notificación de “fuera de la oficina” con información clara y concisa es fundamental, ya que servirá de recordatorio a aquellos que saben que estarás ausente, y constituye una excelente manera de informar a aquellos que no vieron el memo.

Aquí hay algunos consejos que he recopilado al leer las notificaciones de ausencia de la oficina de otras personas:

• Informa a las personas la fecha en la que regresarás a la oficina.
• Indícales lo que deben hacer durante tu ausencia, si no pueden esperar tu regreso. Proporciona la información de contacto de un colega (¡asegúrate de avisarle a ese colega!). También puedes pedirle a las personas que te pongan en copia de cualquier correo que le envíen a ese colega, para que puedas permanecer al tanto.
• Otra táctica es pedirles que te envíen un correo electrónico nuevamente cuando regreses, para asegurarte de verlo (aunque eso siempre me pareció un poco redundante).

Asegúrate de emplear el tono correcto. Si te vas en un viaje de aventura y anticipas que no recibirás ningún correo electrónico catastrófico, siéntete libre de divertirte un poco. Este es el mensaje de fuera de la oficina que mi colega Hailey Coleman utiliza:

¿Quién no ama un mensaje cargado de emojis cuando es apropiado?

Pero cuidado, que podría considerarse inapropiado en algunos casos. Por ejemplo, si alguien te envía un correo electrónico acerca de un asunto apremiante, puede parecer insensato echarle en cara tus vacaciones. Personalmente, me gusta establecer un tono profesional para mis notificaciones de ausencia de la oficina. Aquí hay una que he usado recientemente:

Como puedes ver, y como le pasa a muchos de nosotros, soy culpable de estar al día con mis correos electrónicos mientras estoy fuera. Siéntete libre de ajustar el texto para expresar claramente que no responderás  correos electrónicos durante tu ausencia. De hecho, te invito a hacerlo.

Ahora que ya tienes todo preparado, es hora de despedirte de tu oficina y tus colegas y saludar a tu nuevo yo en ¡modo vacaciones! Bienvenidos los cócteles, y adiós a los relojes despertadores.

Hay tres maneras en las que puedes manejar tus vacaciones:

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1. Desenchufe completo

Sí, me refiero a cero correos electrónicos de trabajo, llamadas de trabajo, o chats de trabajo, es decir ningún pensamiento sobre el trabajo.

Quizás esto no sea posible, especialmente cuando amas lo que haces,  pero tus colegas y clientes no deberían esperar tener noticias tuyas, por lo que he trazado algunos pasos que puedes seguir para que las vacaciones que siempre has soñado puedan convertirse en una realidad; unas en las que te desconectes por completo de tu vida laboral regular. Mira cómo puedes hacer realidad ese sueño.

Crea una dirección de correo electrónico de vacaciones

Revisar el correo electrónico compulsivamente es como una adicción a las drogas, por lo que dejarlo de un momento al otro es muy difícil, pero hay formas de darle la vuelta, para así evitar tener que revisar tu bandeja de entrada general.

Para resistir la tentación de echar un vistazo al caos que es tu bandeja de entrada durante tus vacaciones, crea una dirección de correo electrónico separada solo para este período. ¿Quiénes son las personas que probablemente necesitarán comunicarse contigo durante tus vacaciones? ¿Qué podrían necesitar? Comparte la nueva dirección únicamente con las personas que posiblemente necesiten comunicarse contigo, como clientes clave, miembros de la familia o cualquier persona que cuide de tu hogar.

Asimismo, utiliza filtros en tu correo electrónico de trabajo para reenviar cualquier información relacionada con el viaje a tu correo electrónico de vacaciones, para que no pierdas ningún vuelo o tren.

Es emocionante tener un correo electrónico secreto, pero asegúrate de mantenerlo así, o de lo contrario, volverás a donde empezaste, con una bandeja de entrada sobrecargada.

Busca apoyo

Si bien es posible que no estés en condiciones de contratar a un asistente a tiempo completo, tal vez podrías conseguir uno por la duración de tus vacaciones.

Contrata a un asistente virtual para que te ayude con las tareas administrativas y las solicitudes simples que surjan en tu ausencia. Dormirás más tranquilo sabiendo que alguien está representando tu negocio mientras estás lejos, y puede que desees conservarlo cuando vuelvas a la oficina...

Además, apóyate en los amigos freelancer que trabajen en tu industria y añádelos a tu mensaje de fuera de la oficina, como contacto en caso de emergencia. Si reciben algún trabajo a través de esa referencia, ese buen karma probable se te devuelva en el futuro. Eso sí, asegúrate de que cualquier persona a la que refieras a un cliente actual o potencial se refleje bien en ti, no querrás dañar tu reputación mientras le regalas trabajo a otra persona.

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Piensa en todo lo que podría arruinar tus planes

Hay circunstancias que no se pueden anticipar, así que crea un plan de acción de emergencia o una “lista de triaje”. Algo como "Si pasa (lista de cosas), puede esperar hasta que regrese. Si sucede (lista de cosas), contacta a X". Algo importante, debes ponerte al final de esta lista de triaje, para que solo puedan contactarte en caso de que ocurra una catástrofe real, y así no interrumpan tu masaje relajante frente al mar, salvo que la situación realmente lo amerite.

Herramientas y aplicaciones útiles

Inbox Pause

¿No te encantan las aplicaciones con nombres que se explica por sí solos? Con esta herramienta, tienes la capacidad de "pausar" o bloquear temporalmente los correos electrónicos para que no ingresen en tu bandeja de entrada, hasta que estés listo para ellos. ¡No puedes distraerte con los correos electrónicos de tu bandeja de entrada si no hay ninguno!

Freedom

"Deja de distraerte con tu teléfono / computadora / laptop / tableta", nos dice sabiamente este sitio web. Este bloqueador de internet, redes sociales y aplicaciones te ayudará a eliminar las distracciones al deshabilitar esas molestas notificaciones que nos dejan crispados hasta que podemos responderles.

Wagepoint

Este servicio de nómina en la nube te ayuda a pagarle a tus empleados (y a ti mismo) mientras estás ausente, ya que te permite realizar depósitos directos, cálculos de nómina, impuestos sobre la renta y deducciones. Asegúrate de preestablecer tus ajustes de aprobación automática para que la aplicación pueda tomar tus decisiones predeterminadas, mientras disfrutas bajo el sol.

2. Desenchufe moderado

Creo que sabes exactamente lo que quiero decir con esto.

El desenchufe moderado es aquel en el que tu nombre aún aparece en el canal Slack del equipo; o cuando el número de correos electrónicos en tu bandeja de entrada permanece en los dos dígitos, en lugar de acercarse a la temida zona de tres dígitos; o cuando le dices a tus colegas que pueden avisarte si surge algo realmente importante.

Estos son algunos consejos para asegurarte de que, incluso cuando estés un poco conectado, puedas disfrutar de algo de tiempo contigo mismo, tu pareja o tu familia.

Restringe tu trabajo a tareas básicas.

No intentes sumergirte en proyectos complejos, manténlo simple: responde correos electrónicos y mensajes telefónicos importantes, y permanece disponible para aclaraciones o preguntas rápidas.

Consejo profesional: si lees un correo electrónico, pero no tienes el ancho de banda para responder en ese momento, márcalo para cuando regreses e intenta olvidarlo hasta entonces.

Esta estrategia te permitirá mantener un número razonable de correos electrónicos no leídos, por lo que no sufrirás un infarto cuando regreses a la oficina.

Programa ventanas de disponibilidad

Para que establezcas expectativas claras y dejes tiempo para una siesta o dos, elige un período de tiempo durante el cual estarás constantemente disponible mientras estés de vacaciones, pueden ser dos horas, o menos por día. Hazles saber a tus clientes y colegas que pueden comunicarse contigo en ese lapso únicamente (a menos que sea una emergencia legítima).

Escoge un momento que sea conveniente para la mayor cantidad de personas posible que puedan necesitar comunicarse contigo, pero en última instancia, debe encajar bien con tu agenda. Quizás podrías optar por un horario de 9 a 11 de la mañana para que puedas ponerte al día con los correos electrónicos mientras tomas un café, y luego no volver a pensar en el trabajo por el resto del día. O tal vez estar disponible de 3 a 5 p.m. para y así poder tratar cualquier punto con tus colegas antes de que salgan de la oficina. Elige sabiamente y sé consistente.

Utiliza las herramientas y aplicaciones.

Mailstrom

Mailstrom tiene una variedad de características que te permiten mantener el control sobre tu bandeja de entrada. Esta herramienta agrupa el correo relacionado para que puedas manejar decenas, incluso cientos, de correos electrónicos a la vez, en lugar de uno por uno. Puedes clasificar los correos electrónicos según la frecuencia con la que respondas al remitente, y hacer uso de los filtros de correo no deseado y la función de cancelación de suscripción para priorizar rápidamente lo que se puede eliminar de tu bandeja de entrada.

Offtime

Esta aplicación no solo te permite programar bloques de tiempo ininterrumpido para pasar con tus amigos y familiares, sino que también proporciona datos analíticos sobre el uso de tu teléfono. Ten en cuenta que estos datos podrían ser utilizados en tu contra por tu pareja o compañero de viaje, en una frase como “te dije que trabajas demasiado”.

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3. Vacaciones laborables

Respalda TODO

Haz una copia de seguridad de tu computadora y teléfono antes de salir. Simplemente hazlo, te lo digo por experiencia. Una vez dejé caer mi teléfono celular en el océano mientras mi mano temblaba por la emoción de estar a punto de pisar una isla tropical. Sí, así como lo lees, ni siquiera había tocado la arena y había perdido mi teléfono en el océano para siempre. (En realidad, un buzo muy amable saltó y lo recuperó, pero ninguna cantidad de arroz pudo eliminar toda la acumulación de sal).

Aunque solo sea por pura tranquilidad, protégete en caso de romper, perder o de que te roben tus posesiones tecnológicas más preciadas.

Mantente conectado

Planifica los casos en los que no tendrás acceso a WiFi. Asegúrate de tener un plan de conexión o compra un punto de acceso inalámbrico.

Para los casos en los que el internet es super lento, intenta configurar un navegador secundario para ayudar a acelerar el proceso. Elige cualquier navegador, pero realiza ajustes que mejoren el rendimiento, como bloquear anuncios y Flash, eliminar la mayoría (o todas) las extensiones, ampliar tu caché (para que no tenga que volver a descargar todo cuando regreses a una página), deshabilitar imágenes, y evitar actualizaciones automáticas. Estos cambios te ayudarán a evitar que te arranques el cabello mientras intentas trabajar cuando la conexión es deficiente.

Deja la tecnología atrás (cuando sea posible)

Este es un reto personal que me gustaría plantearte: mantente alejado físicamente de tu laptop durante el tiempo que puedas durante el día. Si tienes la laptop al alcance de tu mano, resulta  fácil abrir una hoja de cálculo o comenzar un documento basado en una idea que se te acaba de aparecer. En cambio, si no tienes la computadora físicamente contigo, es menos probable que sucumbas a estos impulsos cuando intentas disfrutar de una actividad no relacionada con el trabajo.

También extendería este reto a tu teléfono, intenta apagarlo simplemente. Suena loco, lo sé, y hay algunas razones por las que esto podría no ser posible para ti. ¿Pero realmente se va a acabar el mundo? Pruébalo durante el tiempo que puedas. Te prometo que todo eso que sientes que te has perdido, estará allí esperándote cuando lo vuelvas a encender.

Utiliza las herramientas y aplicaciones.

SaneBox

Si tienes que revisar los correos electrónicos mientras estás de vacaciones, también puedes mantenerte cuerdo mientras lo haces. Esta herramienta de gestión de la bandeja de entrada tiene un montón de características geniales, como permitirte ver todos los correos electrónicos provenientes de una dirección de "no responder", postergar un correo electrónico con el botón "snooze" para que aparezca solo cuando estés listo para leerlo, y la capacidad para subir archivos adjuntos automáticamente a la nube, para que no pierdas tiempo y espacio descargándolos.

Expensify

Si estás en unas vacaciones laborables legítimas (en las que visitas clientes, asistes a una conferencia o realizar una investigación de mercado), es probable que lleves un seguimiento de los gastos, para efectos de facturación y/o impuestos. Esta aplicación móvil te permite escanear recibos y procesar gastos sobre la marcha, para que no tengas que ponerte al día cuando regreses a la oficina. Funciona incluso cuando estás desconectado y sin WiFi.

Fuze

Considera esta herramienta si debes hacer llamadas remotas con colegas o clientes mientras estás lejos. La aplicación utiliza VoIP para llamadas de audio y videoconferencia, tanto en dispositivos móviles como de escritorio, y te permite compartir tu pantalla y presentaciones cuando sea necesario. Quizás ya tienes una solución de videollamada en la que confíes (en Shopify, preferimos Zoom y Google Hangouts), pero nunca está de más tener un plan B.

WiFiMapper

Encuentra WiFi gratis en cualquier parte del mundo con la ayuda de esta aplicación que rastrea casi 500 millones de redes WiFi internacionales. Reduce tus cargos de roaming con más de dos millones de puntos de acceso gratuitos, recomendados y asignados para ti. La aplicación también te dirá en qué tipo de lugar se encuentra el punto de acceso, qué tan confiable es la conexión, e incluso si tienen o no un buen café.

Toma un tiempo para ti

Espero que estos consejos te ayuden a tomar unas vacaciones tranquilas y divertidas este verano, para que puedas regresar al trabajo con más energía para continuar el resto del año.

¿Cuáles son tus tácticas más efectivas para tomarte un tiempo fuera de la oficina para viajar o visitar a tu familia? Cuéntanos en la sección de comentarios.

Publicado por Pablo Golán, editor en jefe del blog de Shopify en español y responsable de marketing de contenidos y localización para España y Latinoamérica. Texto original de Courtney Symons. Traducción a cargo de Gabriela Agüero.