Terminal de punto de venta: ¿qué es y cómo funciona un TPV?

Prácticamente todas las tiendas físicas ya disponen de un terminal de punto de venta. Es un elemento esencial para realizar pagos en persona de un modo más rápido, cómodo y seguro. Pero aparte de estas funciones básicas, ¿sabes qué otros beneficios aporta un terminal de punto de venta a tu negocio?

¿Qué es un terminal de punto de venta o TPV?

Un terminal de punto de venta (por sus siglas, TPV), es un sistema combinado de software y hardware que facilita a los negocios el procesamiento de pagos. Estos dispositivos funcionan también como pequeñas cajas registradoras, capaces de emitir facturas o tickets, gestionar devoluciones e incluso facilitar el control del inventario.

En inglés se suele hablar de sistema POS (siglas de point of sales, es decir, “punto de venta”) para hacer referencia a este concepto mucho más amplio. Y es que, aparte de los clásicos TPV que facilitan el pago con tarjeta bancaria, en la actualidad existen sistemas mucho más completos capaces de procesar pagos digitales realizados desde el móvil y otros dispositivos con tecnología NFC, gestionar el inventario en tiempo real o emitir tickets de compra.  

¿Cómo funciona un terminal de punto de venta (TPV)?

Aunque puede incluir funciones adicionales, un terminal de punto de venta está pensado para gestionar pagos en tiempo real mediante tarjeta (con o sin presencia física de esta), sistemas contactless, carteras digitales y otros métodos similares.

Con independencia del método de pago escogido por el cliente, el funcionamiento de un terminal de punto de venta suele seguir el siguiente esquema:

1. El cliente decide comprar tus productos y, cuando está listo para pagarlos, el personal de tienda registra el precio de cada artículo (por lo general, leyendo su código de barras).
2. El sistema se conecta al terminal de punto de venta para indicar el coste total de la compra (incluyendo los impuestos pertinentes, descuentos o promociones) y actualiza el inventario indicando los artículos que van a salir de la tienda.
3. El cliente abona el coste de su compra con el método de pago disponible (tarjeta de crédito/débito, NFC, cartera digital…) y el terminal acepta/rechaza el pago en función de si se cumplen todos los requisitos (existencia de fondos, pin/clave correcta, conexión adecuada…).
4. El dinero se transfiere directamente de la cuenta del comprador a la del vendedor y se genera un ticket de compra con toda la información de la transacción.

Componentes de un terminal de punto de venta

Es habitual usar el término TPV para referirse a la parte física del sistema, pero lo cierto es que un terminal de punto de venta se compone de dos partes:

• Software: el sistema informático o electrónico que facilita el procesamiento de pagos y otras funcionalidades adicionales (nivel de stock, seguimiento de artículos vendidos, actualización de inventario, etc.).
• Hardware: es la parte física del sistema (datáfono, caja registradora, tablet, móvil, etc.).

Es imprescindible que los componentes del terminal de punto de venta sean compatibles entre sí. Shopify POS es una solución integral para el procesamiento de pagos que garantiza una perfecta integración entre el software/hardware de tu TPV y tu plataforma de ventas Shopify.

8 beneficios para tu tienda online si usas un TPV

Los terminales de punto de venta se crearon con el objetivo de facilitar los pagos con tarjeta de crédito/débito en tiendas físicas, pero hoy en día son mucho más que una solución de cobro. Su versatilidad y sus múltiples aplicaciones los han convertido en una herramienta ventajosa tanto para los negocios físicos como para los sitios de ecommerce.

Estos son algunos de los beneficios más destacados de emplear un terminal de punto de venta en tu negocio:

1. Gestión del inventario: tendrás un control más preciso de la mercancía disponible en tu tienda física o almacén, así como de los productos que entran, salen o se quedan durante un tiempo prolongado.
2. Centralización de todos los procesos: desde una misma plataforma de control podrás administrar compras, ventas, stock y relaciones con proveedores y clientes para poder organizar mejor la actividad de tu negocio.
3. Datos en tiempo real: conocerás el estado de tus ventas de un modo más preciso gracias a la actualización de la información en tiempo real. Podrás acceder a datos históricos y filtrarlos por canal, vendedor, cantidad de la venta, canal y otras muchas variables, para que puedas prever mejor tu presupuesto o realizar mejoras en los puntos débiles de tus ventas.
4. Creación de perfiles de cliente: obtendrás información detallada sobre el histórico de compras de un cliente, los artículos que suele comprar, el canal por el que compra o el dinero que invierte. Estos datos te ayudarán a desarrollar estrategias de marketing más precisas y personalizadas, como los programas de fidelización.
5. Pagos en cualquier lugar: con un TPV tienes la opción de moverte hasta donde está el cliente, agilizando el pago y promoviendo más ventas, ya sea en una tienda física, un stand en una feria o una tienda pop-up.
6. Opciones de pago alternativas: ampliarás las opciones de pago en tu negocio para que los clientes puedan abonar sus compras con métodos tradicionales como el efectivo o las tarjetas bancarias, y sistemas más modernos como el pago con el móvil o el smartwatch.
7. Reducción de errores operativos: un terminal de punto de venta capaz de realizar los cobros de manera automática sin necesidad de introducir datos manualmente proporciona una solución de pago mucho más segura, rápida y eficiente.
8. Mejoras en las ventas físicas y online: ¿trabajas con tienda física y tienda online? El uso de un sistema TPV tiene repercusiones positivas para ambas. Por un lado, podrás recopilar información de los clientes indecisos en la tienda física y enviarles emails con información de productos de su interés que pueden convertirse en ventas en tu tienda online. Por otro lado, podrás ofrecerles la opción de hacer sus compras online y que pasen a recogerlas por tu tienda física. Y, en ambos casos, tendrás la posibilidad de facilitarles el pago para que reciban sus compras en casa con posterioridad.

¿Qué deberías exigirle a un buen terminal de punto de venta?

Para sacarle partido a los beneficios anteriormente mencionados, un terminal de punto de venta debería ofrecer las siguientes funcionalidades:

• Diferentes opciones de procesamiento de pagos: ten en cuenta que recurrir a un proveedor de pagos de terceros tiene unos costes y comisiones asociadas. Con Shopify Payments te beneficiarás de tarifas más ventajosas y en los métodos de pago preferidos por tus clientes.  
• Pago móvil: evitarás las largas colas en los mostradores de pago y agilizarás el proceso desplazándote hasta el lugar en el que se encuentra tu cliente.
• Gestión multicanal del inventario: te proporcionará un control más eficaz de tu stock, evitando exceso/falta de mercancía y cuadrando el inventario de forma automática con información procedente de todos tus canales de venta.
• Previsión de personal y servicios: conocerás el rendimiento de tus empleados y podrás gestionar permisos para que puedan desempeñar tareas específicas a través del TPV, como aplicar descuentos o cambiar el precio de un producto.
• Análisis centralizado: la recopilación de todos los datos de tus ventas y la posibilidad de análisis desde un único lugar te permitirá tomar decisiones empresariales más rápidas y eficientes.
• Gestión multitienda: añade diferentes tiendas y almacenes a tu sistema TPV para beneficiarte de una gestión global de tu negocio (ingresos, inventario, pronósticos de demanda, etc.).

¿Qué tipo de sistemas TPV existen?

Los terminales de punto de venta pueden dividirse en nueve categorías:

• Terminal de punto de venta minorista: están diseñados para ayudar a los vendedores minoristas con tareas básicas del negocio como el procesamiento de pagos, la gestión del inventario o la relación con el cliente y los empleados.
• Terminal de punto de venta móvil: facilitan la realización de transacciones desde puntos convencionales (como una caja registradora) hasta cualquier lugar en el que se encuentre el cliente (p. ej., el pago de una compra en una tienda pop-up).
• Terminal de punto de venta basado en la nube: es una solución de pagos y gestión alojada en la web y con acceso desde cualquier lugar y cualquier dispositivo conectado.
• Terminal de punto de venta local: este tipo de TPV almacena la información en un servidor local (por lo general, el disco duro del ordenador principal de tu tienda) y su acceso es más limitado.
• Terminal de punto de venta multicanal: proporcionan una mayor capacidad de transacciones, incluyendo operaciones con terceros, ventas al por mayor, ventas en redes sociales, ventas en eventos, etc.
• Terminal de punto de venta tipo tablet: pueden ser terminales móviles o fijos, y requieren de un dispositivo tipo iPad o tablet para la ejecución del software.
• Terminal de punto de venta de escritorio: son las soluciones más voluminosas porque se ejecutan desde un ordenador de sobremesa que habitualmente suele estar conectado a una caja registradora.
• Aplicaciones de punto de venta: son aplicaciones adicionales con las que se complementan las funciones básicas de un TPV, como administrar operaciones comerciales o brindar acceso desde cualquier punto.
• Terminal de punto de venta de código abierto: es una solución totalmente personalizable, pero necesitarás conocimientos de programación (o ayuda de un programador externo) para poder integrarlo con tu plataforma de ventas.

Por otro lado, es posible hacer una distinción entre el sistema que emplea el TPV para completar los procesos que oferta. Así, los terminales de punto de venta pueden conectarse a las sucursales bancarias a través de línea telefónica (datáfono tradicional), a través de Internet (conectando con un software de gestión alojado localmente o en la nube) o a través de redes GPRS y de telefonía móvil con datos (como sucede con los TPV móviles).

Consejos para elegir el mejor terminal de punto de venta para tu negocio

Como ya has visto, existen terminales de punto de venta básicos y otros con funcionalidades ampliadas que facilitan considerablemente la gestión de una tienda. No obstante, que un TPV sea mejor que otro dependerá, sobre todo, de su capacidad para adaptarse a lo que tu negocio realmente necesita.

Estas pautas te ayudarán a encontrar un terminal de punto de venta que cumpla con tus expectativas:

• Consulta con otros vendedores el tipo de TPV que utilizan para hacerte una idea de sus puntos fuertes y débiles.
• Investiga en sitios web de reseñas como G2 o Capterra para conocer en profundidad las ventajas y desventajas de cada solución TPV de la mano de usuarios de verdad.
• Analiza casos de estudio con información sobre experiencias positivas con el uso de determinados terminales de punto de venta (entre las historias de éxito de Shopify encontrarás ejemplos inspiradores).
• Busca opciones con pruebas gratis para que puedas experimentar con las funciones del TPV antes de decidir si te conviene o no adquirirlo.
• Presta atención a la letra pequeña y comprueba que las condiciones del contrato son las adecuadas para tu negocio (p. ej., contrato de suscripción flexible en lugar de contrato multianual).
• Pregunta a los clientes de otros establecimientos qué les ha parecido el proceso de pago con TPV para tener una visión más completa e imparcial del funcionamiento de un terminal de punto de venta.